会員仮登録時のメールの誤送信について(お詫びとご報告)

9月7日(月曜日)、やまぐち結婚応縁センターのホームページ上から、会員の仮登録をおこなう過程で、2名の方にメールを誤送信した事実が判明しました。
メールを誤送信した当事者の方に対しましては、大変なご迷惑とご心配をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
また、やまぐち結婚応縁センターの利用者の皆様、さらには、これからセンターの利用を考えておられる皆様に対しましても、大変なご心配をおかけしました。
このような事態を二度と起こさないよう、再発防止策を講じ、県民の皆様にセンターを安心して利用していただけるよう万全を期してまいります。
 

1 誤送信したメールに記された個人情報の内容

  1. 仮登録用に利用者B様から取得したメールアドレス 1件
  2. 仮登録者A様の氏名及び来所予約日時 1件

2 送信先及び送信日時

上記1-1.の情報を仮登録者A様に送信(9月7日 午後2時7分)
上記1-2.の情報を利用者B様に送信(9月7日 午後2時17分及び20分)

3 原因

センター職員が、利用者B様のメールアドレスが記載された仮登録入力用フォーマットを、メールアドレスの記載がない仮登録用フォーマットと誤認して仮登録者A様に送信し、仮登録者A様にこれを使用するよう指示しました。
仮登録者A様が指示に従って入力を行い、仮登録を完了させ引き続き来所予約を行った結果、仮登録完了メール及び来所予約受付メールが、利用者B様のメールアドレスに送信されました。

仮登録入力用フォーマットはシステム上自動作成され、利用者が登録したメールアドレスに自動送信されますので、本来は流出することはありません。今回は、センター職員が通常の取り扱いをしなかったことが原因で流出してしまいました。

4 判明した経緯

センター職員が、仮登録者A様に仮登録入力用フォーマットを送信した後、送信メールの確認を行ったところ、送信した仮登録入力用フォーマットに利用者B様のメールアドレスの記載があることに気付いたことで判明しました。

5 誤送信した情報の当事者への対応

  1. 9月8日に仮登録者A様に対し、メール及び電話にて、送信したメールに記載された個人情報の内容、送信先及び原因について概要を報告するとともに謝罪。
  2. 9月8日に利用者B様に対し、メールにて、送信したメールに記載された個人情報の内容、送信先及び原因について概要を報告するとともに謝罪。
  3. 仮登録者A様及び利用者B様に対し、送信したメールの削除を依頼。

 6 再発防止の措置

  1. センター職員に対し、システムに関する再研修を実施するとともに、仮登録手続きの取扱い手順について再確認を行いました。
  2. 取扱い手順について、例外的な取扱いを行うことがないよう、周知徹底しました。

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